Regularne niszczenie dokumentów to jedno z działań kluczowych dla bezpieczeństwa firm oraz przedsiębiorstw. Dlaczego proces ten jest tak istotny i w jaki sposób powinno się go przeprowadzać?

Wykonywana w regularnych odcinkach czasu segregacja dokumentów mająca na celu ustalenie, które z nich powinny zostać zniszczone, jest procedurą bez której nie może obyć się żadna firma dbająca o bezpieczeństwo własne oraz klientów. W przypadku wrażliwych danych nie wystarczy jednak podrzeć określony dokument na kilka kawałków i wyrzucić do kosza. Co jest przyczyną tego, że poprawne niszczenie dokumentów jest tak ważne? Jak powinno przebiegać eliminowanie szczególnie wrażliwych danych?

 

Kto wynosi dokumenty?

Podstawową przyczyną jest oczywiście bezpieczeństwo firm oraz danych jej klientów i partnerów. Wyrzucony w całości dokument może bowiem być przez kogoś użyty w celu dokonania przestępstwa za pomocą zawartych tam poufnych danych, co z pewnością odbiłoby się nie tylko na kondycji finansowej firmy, ale też jej reputacji. Warto zaznaczyć, że cenna dokumentacja może zostać wyniesiona z firmy nie tylko w wyniku intencjonalnego działania. Dane wynoszą również pracownicy często nieświadomi tego, jakie niebezpieczeństwo niesie ze sobą potencjalne ich zgubienie czy wyrzucenie bez uprzedniego zniszczenia. Jak pokazują dane zgromadzone przez firmę zajmującą się bezpieczeństwem firm Biscom, aż 85% ankietowanych pracowników przyznaje się do wynoszenia z firmy strategicznych dokumentów. Co więcej, 35% pytanych przyznało również, że zdarza im się wynosić dokumenty należące do zupełnie innych osób. Ograniczenie do minimum ilości zalegających dokumentów to zatem sposób na to, by zniwelować ryzyko, iż wrażliwe wydruki zostaną – celowo bądź nie – wyniesione poza teren firmy.

 

Standardy niszczenia

W jaki zatem sposób powinny zostać zniszczone dokumenty, by nie stwarzaÅ‚y potencjalnego zagrożenia? Tu z pomocÄ… przychodzi tzw. norma DIN 66399 opracowana przez Standards Committee for Information Technology and Applications, która okreÅ›la optymalny sposób niszczenia dokumentów papierowych. Jej podstawowe zaÅ‚ożenie to wykorzystanie urzÄ…dzeÅ„, których użycie gwarantuje, że kawaÅ‚ki po przejÅ›ciu przez mechanizm niszczarki nie bÄ™dÄ… wiÄ™ksze niż 320 mm². UrzÄ…dzeÅ„ niszczÄ…cych powinno znajdować siÄ™ w budynku przynajmniej tyle, ile ma on piÄ™ter, dziÄ™ki czemu pracownicy nie bÄ™dÄ… musieli nosić stert dokumentów z miejsca na miejsce. OczywiÅ›cie, istotne jest też odpowiednie przeszkolenie pracowników po to, by wiedzieli które typy dokumentów należy niszczyć, a które zostawiać na przechowanie, gdyż niektóre typy dokumentacji muszÄ… pozostawać nietkniÄ™te przez kilka lat.

 

Niszczenie wewnÄ…trz firmy

Niszczenie dokumentów można zlecić zewnętrznej agencji, jednak zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem jest nabycie profesjonalnych urządzeń niszczących, oferowanych przez firmy takie jak AJ Produkty. Dostępne są niszczarki o różnych rozmiarach i stopniu mobilności. Przykładowo w mniejszej firmie z powodzeniem sprawdzi się mniejsza niszczarka biurowa z funkcją cięcia poprzecznego, której 18-litrowy pojemnik gwarantuje, iż jest to urządzenie o wymiarach kompaktowych. Z kolei osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w większych przedsiębiorstwach mogą zainteresować się dużymi niszczarkami o pojemności aż 100 litrów, które radzą sobie nie tylko ze zwykłym papierem, ale też kartami kredytowymi czy spinaczami biurowymi. Warto dodać, że urządzania te wyposażone są fabrycznie w kółka pozwalające na wygodne przemieszczenia urządzenia po całej powierzchni biura. Oba rodzaje wspomnianych niszczarek zdolne są do pracy zarówno klasyfikowanej jako P2 (cięcie na paski, wykorzystywane w przypadku mniej istotnych dokumentów) jak i P4 (cięcie na bardzo małe ścinki, używane przy poufnych treściach i kartach kredytowych).

 

Skuteczne niszczenie dokumentów to procedura niezbędna dla bezpieczeństwa każdej firmy, zwłaszcza takiej, w której działalności zaufanie klienta jest szczególnie istotne. Proces ten na szczęście nie musi być skomplikowany czy czasochłonny.